CRM: Warum Excel nicht ausreicht

Excel-Tabellen können schnell unübersichtlich und chaotisch werden. Bei der Verwaltung von Kundeninformationen und Marketingdaten wird Excel trotzdem noch häufig genutzt. Erfahre in diesem Beitrag, warum ein CRM-System, also ein Customer Relationship Management, eine bessere Lösung für dein Team darstellt.

Das Chaos der Excel-Tabellen

Du suchst eine Kundennummer, aber findest drei Versionen derselben Person in deiner Excel-Tabelle? Oder hast du je versucht, einen Newsletter an 500 Kontakte aus 12 Excel-Listen zu verschicken? Dann weisst du: Es geht schief. Excel-Tabellen können schnell unübersichtlich und chaotisch werden, besonders wenn mehrere Personen daran arbeiten. Fehler sind vorprogrammiert.

Excel hat eine niedrige Einstiegshürde: Jeder kennt es, es ist flexibel und schnell einsetzbar. Man benötigt keine extra Software und kann sofort loslegen. Doch bei allen Vorteilen, die Excel bietet, fehlen entscheidende Funktionen wie Automatisierung, Validierung und vor allem die Verknüpfung von Daten.

Typische Probleme bei der Excel-Nutzung

Die Nutzung von Excel als CRM birgt zahlreiche Probleme:

❌ Dubletten (z. B. Max Müller, Max Müller GmbH, m.mueller@…)

❌ Historie ist nicht vorhanden(Wer hat wann mit wem gesprochen?)

❌ Beziehung zwischen Daten wird nicht vorgezeigt (z. B. Kunde & Firma)

❌ unklare Zuständigkeiten durch ein strukturiertes Rechte- & Rollenkonzept

❌ Fehleranfällig bei mehreren Mitarbeitenden

Warum ein CRM-System die Lösung ist

Ein CRM-System bietet folgende Vorteile:

✅ ab 50+ Kontakten wird die Verwaltung übersichtlich

✅ Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist möglich

✅ strukturierte Datenerfassung

✅ Automatisierungen (Follow-ups, Erinnerungen, ...)

✅ Auswertung und Zielgruppenfilter

✅ zentrale Übersicht aller Kundenvorgänge

Excel ist super – aber kein CRM. Wer wachsen will, braucht Übersicht, Struktur und Prozesse. Ein CRM-System wie HubSpot bietet genau das und lohnt sich sogar für kleine Teams. Mache jetzt einen Termin mit uns ab, damit wir gemeinsam den optimalen Einstieg ins CRM mit HubSpot gestalten und dein Team nachhaltig erfolgreich aufstellen. Im nächsten Beitrag zeige ich dir, wie das HubSpot CRM aufgebaut ist – und warum es sich für dein Team auszahlt.